E-ticaret sitenden sipariş geldiğinde fatura kesmek zorundasın. Hangi türü keseceğin, müşterinin kim olduğuna bağlı:

• Müşteri şirket ya da e-fatura mükellefi ise: E-fatura kesersin. Fatura GİB sistemine gönderilir, karşı taraf kendi e-fatura hesabından alır.
• Müşteri bireysel alıcı ise: E-arşiv fatura kesersin. Bu fatura GİB'e arşivlenir, müşteriye e-postayla PDF olarak gönderilir.

Yıllık cirona göre e-fatura mükellefi olup olmadığını vergi dairesi belirler. Mükellef değilsen bile e-arşiv fatura kesmek zorundasın; kâğıt fatura artık geçerli değil.

E-Fatura Entegrasyonu Nasıl Çalışır?

Entegrasyon, e-ticaret sitenin sipariş verilerini fatura programına bağlayan teknik köprüdür. Sipariş geldiğinde:

1. Müşteri bilgileri (ad, TC/vergi no, adres) ve sipariş tutarı fatura programına aktarılır.
2. Fatura kesilir ve GİB'e gönderilir (e-fatura) ya da arşivlenir (e-arşiv).
3. Müşteriye e-posta ile fatura iletilir.

Entegrasyon yoksa her siparişte fatura programını açıp bilgileri elle yazmak zorunda kalırsın. Günde 10 sipariş geliyorsa bu saatlerce zaman demek.

Hangi Fatura Programlarını Kullanabilirsin?

GİB'in onayladığı özel entegratör firmalardan birinin hizmetini kullanman gerekir:

• Paraşüt
• Uyumsoft
• Logo
• Mikro
• Netsis

Bu firmalar aylık ya da yıllık ücret karşılığında e-fatura ve e-arşiv kesme hizmeti verir. E-ticaret platformun bu programlardan biriyle entegre çalışıyorsa, sipariş geldiğinde fatura kesilir.

Otomatik Faturalama Kurulumu Adım Adım

1. E-Fatura Mükellefi Ol (Gerekiyorsa)

Vergi dairene başvur ve e-fatura mükellefi olmak istediğini bildir. Yıllık ciro sınırının altındaysan zorunlu değilsin ama gönüllü başvuru yapabilirsin. Başvuru birkaç gün içinde onaylanır.

2. Entegratör Firma Seç ve Hesap Aç

Yukarıdaki firmalardan birini seç. Aylık paket ücretleri ve kesilen fatura başına ücretler değişir; ihtiyacına göre karşılaştır. Hesap açtığında sana kullanıcı adı, şifre ve API anahtarı verilir.

3. E-Ticaret Platformuna Entegrasyon Bilgilerini Gir

Platformunun yönetim panelinde 'Entegrasyonlar' ya da 'Fatura Ayarları' bölümünü bul. Entegratör firmanın verdiği API anahtarını, kullanıcı adını ve şifreni buraya gir. Bağlantıyı test et; başarılıysa artık siparişler fatura programına aktarılır.

4. Fatura Şablonunu Hazırla

Fatura programında şirket bilgilerini (unvan, adres, vergi no, logo) gir. Fatura şablonunu düzenle; müşteriye gönderilecek PDF'in nasıl görüneceğini belirle.

5. İlk Siparişi Test Et

Kendi sitenden deneme siparişi ver. Faturanın kesilip kesilmediğini, e-postanın doğru gidip gitmediğini kontrol et. Sorun varsa entegratör firmanın destek hattıyla iletişime geç.

Hangi Bilgiler Faturada Olmalı?

Yasal olarak her faturada şu bilgiler bulunmalı:

• Fatura numarası ve tarihi
• Satıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
• Alıcının adı/unvanı, adresi, TC kimlik numarası ya da vergi numarası
• Ürün adı, miktarı, birim fiyatı, toplam tutar
• KDV oranı ve tutarı
• Genel toplam

E-ticaret platformun sipariş sırasında bu bilgileri toplar; fatura programı bunları kullanarak düzenli bir belge oluşturur.

Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri

TC Kimlik Numarası Eksik ya da Yanlış

Müşteri sipariş sırasında TC kimlik numarasını girmemişse ya da yanlış girmişse e-arşiv fatura kesilemez. Çözüm: ödeme adımında TC kimlik numarası alanını zorunlu yap ve doğrulama ekle (11 haneli olmalı, ilk hane sıfır olamaz).

Fatura Müşteriye Gitmiyor

E-posta spam klasörüne düşmüş olabilir ya da yanlış adrese gönderilmiş olabilir. Çözüm: fatura e-postasının konu satırını net yaz ('Siparişinizin Faturası' gibi), gönderici adresini tanıdık tut. Müşteriye sipariş onayı e-postasında 'faturanız ayrı e-postayla gelecek' diye bilgi ver.

Fatura Programı Entegrasyonu Kopuyor

API anahtarı süresi dolmuş ya da entegratör firma ayarlarını değiştirmiş olabilir. Çözüm: ayda bir test siparişi vererek entegrasyonun çalıştığını kontrol et. Sorun varsa entegratör firma destek ekibine ulaş.

İade ve İptal Durumunda Fatura Ne Olur?

Müşteri siparişi iade ederse ya da iptal ederse kesilen faturayı iptal etmen ya da iade faturası (red faturası) kesmek gerekir. E-ticaret platformun iade yönetimi varsa, iade onaylandığında fatura programına bilgi gider ve iade faturası kesilir.

Manuel yapıyorsan: fatura programına gir, ilgili faturayı bul, 'iade faturası kes' seçeneğini kullan. İade faturası da GİB'e gönderilir ve müşteriye iletilir.

E-Fatura Maliyeti Ne Kadar?

E-fatura entegratörü firmalar genellikle iki şekilde ücret alır:

• Aylık sabit paket ücreti: Kullanıma ve kesilen fatura sayısına göre değişir.
• Fatura başına ücret: Kestiğin her e-fatura ya da e-arşiv için küçük bir ücret (birkaç kuruş ile birkaç lira arası).

Hangi paketin sana uygun olduğunu anlamak için aylık ortalama sipariş sayını hesapla. Az sipariş geliyorsa düşük paket, çok sipariş geliyorsa yüksek hacimli paket daha ekonomik olur.